Prozessoptimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Erst den Ablauf verstehen, dann digitalisieren
Viele Prozesse sind nie bewusst entworfen worden. Sie sind entstanden – aus Gewohnheit, aus Übergangslösungen und aus Software, die nicht ganz passte. Das Ergebnis kennen die meisten Unternehmen: Informationen werden mehrfach erfasst, Papier wird abgetippt, Rückfragen gehen per E-Mail hin und her, und niemand sieht auf einen Blick, wo ein Vorgang gerade steht.
Wer einen solchen Ablauf einfach in Software gießt, erhält einen schnelleren, aber nicht besseren Prozess. Deshalb beginnt Prozessoptimierung bei uns mit der Frage, welche Schritte wirklich nötig sind. Erst danach entscheiden wir, was organisatorisch gelöst, was mit Software unterstützt und was automatisiert wird.
So analysieren wir Ihre Geschäftsprozesse
Ist-Aufnahme vor Ort. Wir sprechen mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen – im Büro, im Lager, im Außendienst. Dort zeigt sich, wo die Dokumentation vom Alltag abweicht.
Schwachstellen benennen. Medienbrüche, Doppelerfassungen, Wartezeiten und Fehlerquellen werden sichtbar gemacht und nach ihrer Wirkung bewertet.
Soll-Prozess entwerfen. Gemeinsam legen wir fest, wie der Ablauf künftig aussehen soll: wer was wann erfasst, wo Freigaben nötig sind und welche Daten automatisch fließen.
Maßnahmen planen. Aus dem Soll-Prozess entsteht ein Plan mit organisatorischen Änderungen, Software-Anpassungen und Automatisierungen – priorisiert nach Aufwand und Nutzen.
Wo Prozessoptimierung am meisten bringt
Medienbrüche schließen. Was auf Papier beginnt und im System endet, wird am besten gleich digital erfasst – etwa per App direkt beim Kunden.
Daten nur einmal erfassen. Systeme tauschen Daten über Schnittstellen aus, statt dass Mitarbeitende sie übertragen.
Zuständigkeiten klären. Klare Freigaben und Übergaben verkürzen Wartezeiten oft stärker als jede neue Software.
Transparenz schaffen. Wenn jeder Vorgang einen sichtbaren Status hat, entfallen Rückfragen, und Engpässe fallen früh auf.
Aus der Praxis: vom Papierrapport zum digitalen Ablauf
Die Techniker des Stuttgarter Pumpenspezialisten Stenger dokumentierten jeden Einsatz auf Papier. Im Büro wurden die Rapporte anschließend von Hand in die Warenwirtschaft GDI übertragen, Fotos kamen per Messenger oder E-Mail und mussten mühsam dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.
Heute erfassen die Techniker den kompletten Rapport in einer App, das Büro prüft ihn direkt nach dem Einsatz, und am nächsten Morgen liegen Rapport, Fotos und Ersatzteile automatisch in GDI. Eingeführt wurde der neue Ablauf schrittweise, und Rückmeldungen aus dem Alltag fließen laufend in die Weiterentwicklung ein (zur Case Study).
So optimieren wir Ihre Prozesse
- Ist-Prozess gemeinsam mit Ihrem Team aufnehmen
- Schwachstellen und Potenziale bewerten
- Soll-Prozess und Maßnahmenplan festlegen
- Schrittweise umsetzen und mit dem Team verbessern
- Ist-Prozess gemeinsam mit Ihrem Team aufnehmen
- Schwachstellen und Potenziale bewerten
- Soll-Prozess und Maßnahmenplan festlegen
- Schrittweise umsetzen und mit dem Team verbessern
Häufige Fragen zur Prozessoptimierung
Woran erkenne ich, dass ein Prozess optimiert werden sollte?
Typische Anzeichen sind Daten, die mehrfach erfasst oder abgetippt werden, Vorgänge, deren Status nur auf Nachfrage bekannt ist, lange Wartezeiten auf Freigaben und Fehler, die immer an denselben Stellen entstehen. Auch wenn das Wissen über einen Ablauf an wenigen Personen hängt, lohnt sich ein genauer Blick.
Brauchen wir für die Prozessoptimierung neue Software?
Nicht unbedingt. Manche Verbesserungen sind rein organisatorisch, andere gelingen, indem vorhandene Systeme besser verbunden werden. Neue Software empfehlen wir nur, wenn ein Ablauf mit den bestehenden Werkzeugen nicht sinnvoll abzubilden ist – und dann so, dass sie sich in die bestehende Landschaft einfügt.
Wie nehmen wir unsere Mitarbeitenden mit?
Indem sie von Anfang an beteiligt sind. Wir nehmen Prozesse mit den Menschen auf, die sie täglich ausführen, und führen Änderungen in Etappen ein, damit sich niemand von heute auf morgen umstellen muss. Rückmeldungen aus dem Alltag nutzen wir, um nachzubessern.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?
Prozessoptimierung verbessert den Ablauf selbst: Unnötige Schritte fallen weg, Zuständigkeiten und Übergaben werden klar. Prozessautomatisierung überträgt anschließend regelbasierte Schritte auf Software. Beides gehört zusammen, aber die Reihenfolge ist wichtig – erst optimieren, dann automatisieren.
Setzen Sie die Maßnahmen auch um?
Ja. Wir entwickeln Apps, Webanwendungen und Schnittstellen, automatisieren Abläufe und betreuen die Systeme im Betrieb. So bleibt die Verantwortung von der Analyse bis zum laufenden Prozess in einer Hand.
Ihre Frage ist nicht dabei?Sprechen Sie uns an
Beschreiben Sie uns den Prozess – wir zeigen Ihnen, wo die größten Hebel liegen und wie wir sie angehen würden.