Der Rapport ist im Büro, bevor der Techniker wieder losfährt

Stenger verkauft, wartet und repariert seit 1983 Pumpen und Anlagen für Wasserversorgung, Abwasser und Regenwassernutzung im Großraum Stuttgart – inklusive 24-Stunden-Notdienst. Als autorisierter Servicepartner von KSB sind die Techniker jeden Tag bei Kunden im Einsatz. Um Büro-IT und Netzwerk kümmern wir uns schon seit vielen Jahren, Microsoft 365 haben wir bei Stenger eingeführt und betreuen es seitdem.

Dokumentiert wurde jeder Einsatz auf Papier: Arbeitszeiten, verbaute Ersatzteile, Befund und Unterschrift des Kunden. Im Büro wurden die Rapporte anschließend von Hand in die Warenwirtschaft GDI übertragen. Fotos von der Baustelle lagen auf Handys oder kamen per Messenger und E-Mail – und mussten mühsam dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.

Wir haben eine App für iPhone und Android und ein Backend mit Büroansicht entwickelt und beides an GDI angebunden – ohne das bewährte System auszutauschen. Eingeführt haben wir die App Schritt für Schritt: Zuerst wurden die gewohnten Papierformulare in der App gescannt, dann hat der digitale Rapport sie abgelöst.

• Der komplette Rapport in der App: Befund, Pumpendaten, Arbeitszeiten, Ersatzteile aus dem GDI-Artikelstamm, Fotos mit Notizen, gescannte Dokumente und die Unterschrift des Kunden.
• Aufträge ohne Abtippen: Jede Nacht übernimmt das System die neuen Aufträge aus GDI und ordnet sie dem zuständigen Techniker zu. Kurzfristige Aufträge kommen per QR-Code oder Auftragsnummer dazu, Notfalleinsätze lassen sich auch ohne Auftragsnummer anlegen.
• Sofort im Büro, auch offline: Die App überträgt Rapport, Fotos und Unterschrift, sobald sie Netz hat. Im Technikraum ohne Empfang wird einfach weitergearbeitet – abgeglichen wird im Hintergrund.
• Backend mit Büroansicht: Ein eigenes Rails-Backend sammelt alle Einsätze. In seiner Weboberfläche verwaltet das Büro die Aufträge und kann Rapporte prüfen, korrigieren und abschließen.
• Sauber an GDI angebunden: Jeden Morgen um 5 Uhr übergibt das Backend die abgeschlossenen Aufträge an GDI – mit dem Rapport als PDF, Fotos, Ersatzteilen und Notizen. Dafür läuft bei Stenger ein schlanker Connector direkt neben der Datenbank von GDI.
• IT aus einer Hand: Wir betreiben das Backend, betreuen den Server für den Connector vor Ort und kümmern uns um Büro-IT und Netzwerk. Auch Microsoft 365 mit E-Mail, Kalender und Dateiablage haben wir eingeführt und betreuen es laufend – von neuen Konten bis zu Lizenzen und Berechtigungen.

Seit dem vierten Quartal 2025 arbeiten die Techniker mit der App. Der Weg vom Einsatz bis in die Warenwirtschaft ist digital: Der Rapport ist direkt nach dem Einsatz im Büro, am nächsten Morgen liegen Rapport, Fotos und Ersatzteile in GDI – ohne dass jemand Zettel abtippt oder Fotos sortiert.

Feedback aus dem Alltag schicken die Techniker direkt aus der App, und wir entwickeln sie laufend weiter. So sind seit dem Start unter anderem der Artikelstamm aus GDI, Notfalleinsätze ohne Auftragsnummer und der automatische nächtliche Auftragsimport dazugekommen.