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Führungskraft arbeitet am Konferenztisch an einem individuell gefertigten Bauteil aus Messing und Walnussholz, daneben ein Raster identischer weißer Bausteine

Standardsoftware oder Individualsoftware? Eine Entscheidungshilfe für Führungskräfte

Kaufen oder selbst entwickeln? Nach welchen Kriterien Sie abwägen, wo die typischen Kostenfallen liegen und warum die beste Antwort selten ein Entweder-oder ist.
SoftwarestrategieMake-or-BuyTotal Cost of Ownership

Marc AntwertingerGeschäftsführer

Veröffentlicht
Lesezeit
6 Min.

Kaufen oder selbst entwickeln? Kaum eine IT-Entscheidung bindet so viel Budget über so viele Jahre wie die Wahl zwischen Standardsoftware und Individualsoftware. Trotzdem wird sie oft als technische Detailfrage an die IT delegiert.

Das ist ein Fehler. Die Make-or-Buy-Entscheidung bei Software bestimmt mit, wie schnell sich ein Unternehmen verändern kann und worin es sich vom Wettbewerb unterscheidet. Dieser Beitrag zeigt, nach welchen Kriterien Führungskräfte abwägen sollten, wo die typischen Kostenfallen liegen und warum die beste Antwort selten ein Entweder-oder ist.

Die Ausgangsfrage: Worin unterscheidet sich Ihr Unternehmen?

Vor Lizenzen, Budgets und Dienstleistern steht eine strategische Frage. Unterstützt die Software eine Tätigkeit, mit der Sie sich vom Wettbewerb abheben? Oder eine, die alle Marktteilnehmer ähnlich erledigen? Michael Porter hat den Kern guter Strategie 1996 in der Harvard Business Review so formuliert: „Das Wesen der Strategie besteht darin, zu entscheiden, was man nicht tut.“ Für die IT bedeutet das: Nicht jede Funktion verdient eine eigene Entwicklung.

Der Softwareentwickler und Autor Martin Fowler unterscheidet deshalb zwischen Utility-Funktionen und strategischen Funktionen. Für eine Utility-Funktion, so Fowler, kaufe man das Paket und passe den Geschäftsprozess an die Software an. Bei einer strategischen Funktion wolle man dagegen „nicht dieselbe Software wie die Wettbewerber“*. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung oder E-Mail sind typische Utility-Funktionen. Ein eigener Preisalgorithmus, ein besonderer Kundenservice oder ein digitales Produkt können strategisch sein.

Das Analystenhaus Gartner fasst dasselbe Prinzip in seiner Pace-Layered Application Strategy in drei Schichten. Systems of Record wie ERP- und Finanzsysteme sollen stabil bleiben. Systems of Differentiation bilden firmenspezifische Abläufe ab. Systems of Innovation dienen Experimenten mit kurzen Zyklen. Welche Anwendung in welche Schicht gehört, hängt vom Geschäftsmodell ab: Für einen Onlinehändler ist der Bestellprozess strategisch, für einen Maschinenbauer eher nicht.

Standardsoftware: erprobt und schnell verfügbar, aber nicht beliebig formbar

Standardsoftware verteilt Entwicklungs- und Wartungskosten auf viele Kunden. Unternehmen erhalten ausgereifte Funktionen, regelmäßige Updates und das Prozesswissen, das der Hersteller aus vielen Projekten gesammelt hat. Cloud-Lösungen (Software as a Service) sind oft in Wochen statt Monaten produktiv. Gesetzliche Änderungen, etwa im Steuer- oder Meldewesen, setzt der Anbieter um.

Die Kehrseite: Wer Standardsoftware einführt, übernimmt die Prozesslogik des Herstellers. Bei Utility-Funktionen ist das gewollt. Riskant wird es, wenn ein Unternehmen seine eigenen Abläufe behalten will und stattdessen die Software umbaut.

Wie teuer das werden kann, zeigt der Discounter Lidl. Ab 2011 baute er sein Warenwirtschaftssystem eLWIS auf Basis von SAP for Retail auf, 2018 stoppte er das Projekt. Laut Computerwoche hatte es nach Schätzungen von Branchenbeobachtern, über die die Lebensmittel Zeitung berichtete, rund 500 Millionen Euro gekostet. Als Kern des Problems nannte das Handelsblatt laut RetailDetail, dass Lidl seine Bestände nach Einkaufspreisen bewertet, die SAP-Software aber nach Verkaufspreisen. Lidl beschrieb den Schritt als „keine Entscheidung gegen SAP, sondern für ein eigenes System“ und entwickelte seine bestehende Eigenlösung weiter. Die Lehre für andere: Wer einen Prozess partout nicht an den Standard anpassen will, behandelt ihn faktisch als strategisch und sollte das bewusst entscheiden, bevor das Projekt beginnt.

Individualsoftware: Wettbewerbsvorteil mit Daueraufgabe

Maßgeschneiderte Software lohnt sich dort, wo ein Prozess das Geschäftsmodell trägt. Sie bildet Abläufe exakt ab, statt sie in ein fremdes Schema zu pressen. Das Unternehmen besitzt den Code, setzt Prioritäten und Release-Takt selbst und kann neue Ideen schneller testen als ein Hersteller, der Tausende Kunden bedienen muss. Fowler hält die Kosten bei strategischen Vorhaben deshalb für zweitrangig: Die Opportunitätskosten, etwas nicht zu tun, seien weit höher als die Entwicklungskosten.

Diese Freiheit hat ihren Preis. Individualsoftware ist nie fertig. Sicherheitsupdates, neue Schnittstellen, regulatorische Anforderungen und technische Modernisierung bleiben dauerhaft beim Unternehmen. Das erfordert eigene Fachleute oder einen verlässlichen Entwicklungspartner, eine saubere Dokumentation und ein Budget über den Go-live hinaus. Ein häufiger Fehler ist es, Individualsoftware als Projekt mit Enddatum zu planen statt als Produkt mit Lebenszyklus.

Gesamtkosten statt Lizenzpreis: die TCO-Rechnung

Ein Vergleich, der nur Lizenzgebühren und Entwicklungsangebot gegenüberstellt, führt in die Irre. Aussagekräftig sind die Gesamtkosten, die Total Cost of Ownership (TCO), über die geplante Nutzungsdauer. Bei Standardsoftware gehören dazu Einführung, Anpassungen, Schnittstellen, Schulungen und steigende Abonnementpreise. Bei Individualsoftware sind es Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung und das Risiko, dass Wissen an wenigen Köpfen hängt.

Beide Wege erzeugen Abhängigkeiten. Bei Standardsoftware ist es der Vendor-Lock-in: Preise, Produktstrategie und Abkündigungen bestimmt der Hersteller. So endet die reguläre Wartung für die Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 laut SAP Ende 2027, die optionale erweiterte Wartung Ende 2030. Das setzt viele Unternehmen unter Migrationsdruck. Bei Individualsoftware entsteht Abhängigkeit vom Entwicklungsteam oder Dienstleister. Klären Sie deshalb in beiden Fällen, wie Sie an Ihre Daten kommen und was ein Wechsel kosten würde.

Auch Künstliche Intelligenz kippt die Rechnung nicht so eindeutig, wie oft versprochen wird. In einer randomisierten Studie des Forschungsinstituts METR brauchten erfahrene Entwickler 2025 mit KI-Werkzeugen sogar 19 Prozent länger. METR selbst stuft dieses Ergebnis inzwischen als überholt ein. Entscheidend bleibt: Auch schneller geschriebener Code muss betrieben, gewartet und verantwortet werden.

Modernes Bürogebäude mit standardisiertem Kern und individuell gestalteten Anbauten als Sinnbild für eine hybride Softwarestrategie
Stabiler Kern, individuelle Anbauten: das Prinzip hybrider Softwarearchitekturen. (Bild: KI-generiert)

Der Mittelweg: Standard im Kern, individuell am Rand

In der Praxis ist die Frage selten ein Entweder-oder. Bewährt hat sich ein hybrides Vorgehen. Utility-Funktionen laufen auf Standardsoftware, die möglichst unverändert bleibt. Differenzierende Funktionen entstehen als eigene Anwendungen daneben und sind über offene Schnittstellen (APIs) angebunden.

SAP selbst wirbt für dieses Prinzip unter dem Begriff Clean Core. Ziel sei es, den Kern „sauber, standardkonform und upgrade-stabil“* zu halten und Differenzierung dort zu ermöglichen, „wo sie zählt“*, schreiben Rudolf Hois, Priyadarsana Panda und Steffen Pietsch im SAP News Center. Vom Kern entkoppelte Erweiterungen, so die Autoren, vereinfachten Upgrades und beschleunigten Innovation.

Der Vorteil für das Management: Updates des Standards bleiben beherrschbar, weil keine Eigenentwicklung im Kern sie blockiert. Gleichzeitig fließt das Entwicklungsbudget gezielt in die Funktionen, die Kunden als Unterschied wahrnehmen. Voraussetzung sind eine klare Integrationsarchitektur und die Disziplin, Sonderwünsche nicht doch wieder in den Standard einzubauen.

Fazit: eine Frage der Strategie, nicht der Technik

Die Wahl zwischen Standardsoftware und Individualsoftware gehört auf die Agenda der Geschäftsführung. Vier Fragen helfen bei der Einordnung. Ist der Prozess ein echtes Unterscheidungsmerkmal gegenüber dem Wettbewerb? Sind wir bereit, unsere Abläufe an den Standard anzupassen? Können wir eine eigene Lösung über viele Jahre betreiben und weiterentwickeln? Und was würde ein späterer Wechsel kosten?

Lautet die Antwort auf die erste Frage Nein, spricht fast alles für Standardsoftware, und zwar so unverändert wie möglich. Lautet sie Ja, ist Individualsoftware eine Investition in den Wettbewerbsvorteil und muss auch so geführt werden. Für die meisten Unternehmen liegt die Lösung in einer bewussten Kombination: kaufen, was alle brauchen, und selbst bauen, was nur Sie auszeichnet.

Quellen

* Zitate aus englischsprachigen Quellen sind eigene Übersetzungen. Die Bilder in diesem Beitrag sind KI-generiert.

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Standard, individuell oder beides?

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